Impactos da implantação do pmo no desempenho da organização pública: o caso de uma instituição de ensino superior.

Abstract

A área de gestão de projetos está em pleno crescimento e a implantação de um Project Management Office (PMO) em uma instituição pública de ensino superior (IPES) tem o diferencial de unir práticas eficazes de gerenciamento de projetos ao conhecimento científico, tecnológico e cultural produzidos por ela, contribuindo para a concretização de resultados positivos para a sociedade e para o fortalecimento institucional. O presente trabalho traz uma experiência vivida por uma organização pública, a partir da qual foi possível apresentar detalhadamente o passo a passo do projeto de implantação do seu PMO, as dificuldades e facilidades do processo, bem como as características e as atribuições específicas do escritório de gerenciamento de projetos implantado. Além disso, a discussão sobre as particularidades do PMO da administração pública e a apresentação do uso de ferramentas capazes de mensurar o impacto das ações da nova estrutura no desempenho da organização permanente compõem um conjunto de resultados e contribuições não somente aplicáveis a outros contextos organizacionais, mas também discutem com os pontos já abordados pela literatura. Assim, este estudo se propõe a contribuir para a redução de uma lacuna no conhecimento com relação a como o PMO pode impactar o desempenho organizacional no setor público, respondendo à seguinte questão de pesquisa: “Como a implantação de um PMO impacta o desempenho organizacional da organização pública?”. Para responder a essa pergunta, foi utilizada a pesquisa científica aplicada, com abordagem qualitativa, natureza exploratória e aplicado o método da pesquisa-ação. Tal metodologia científica representa um tipo de investigação social com base empírica, concebida e realizada por meio de uma ação que se propõe à resolução de um problema coletivo, no qual os pesquisadores estão envolvidos de modo cooperativo ou participativo (Michel, 2009). O emprego da pesquisa-ação permitiu a correlação do referencial teórico estudado com a ação de implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos da Universidade Federal de Juiz de Fora (EGP-UFJF). A pesquisa resultou na sugestão de um novo fluxograma para a implantação de um escritório de projetos; na concepção de uma matriz de avaliação do impacto no desempenho da organização a partir da relação entre alinhamento estratégico e investimento em capital humano, considerados fatores críticos de sucesso da implantação; na incorporação das atividades de captação de recursos, no planejamento dos projetos públicos e dos processos licitatórios e na sua execução; e em uma nova leitura das cinco dimensões de sucesso em projetos definidas por Shenhar and Dvir (2010). Novos destaques foram dados à implantação do PMO na organização pública, a partir das dificuldades vivenciadas pelo EGP-UFJF no que se refere à contratação da equipe e ao estabelecimento de uma comunicação efetiva, tanto internamente, considerada a equipe técnica do projeto, quanto externamente, considerando o relacionamento com os especialistas, professores da instituição. A partir da utilização de duas ferramentas de análise do desempenho foi possível medir e afirmar, consistentemente, que o PMO impacta no desempenho da organização pública. O resultado apontado pelas duas ferramentas utilizadas foi satisfatório, principalmente considerando o EGP-UFJF uma iniciativa recente, que contempla apenas parte da missão institucional da UFJF, mas cujos resultados são potencialmente influenciáveis na quase totalidade dos aspectos essenciais para uma instituição de ensino superior.