O FLUXO OPERACIONAL DE PRONTUÁRIOS E SUAS IMPLICAÇÕES NA MOVIMENTAÇÃO PARA CONSULTAS MÉDICAS EM AMBULATÓRIOS PÚBLICOS - UM ESTUDO DE CASO MÚLTIPLO

Abstract

Introdução: O controle de processos em ambulatórios públicos alavanca contribuições para a gestão, como ferramentas eficazes de organização, avaliação e acompanhamento dos serviços, possibilitando a implantação de medidas corretivas visando o melhor desempenho da unidade; auxiliam na definição ou redefinição das prioridades; propicia o aumento da produtividade da atividade fim e a racionalização do uso de recursos e, outras medidas gerenciais, administrativas e legais que possam vir a ser pertinentes (Ministério da Saúde, 2013). O fluxo dos prontuários dentro do ambulatório é intrínseco aos atendimentos, em que o documento é essencial para a efetivação da consulta. A rastreabilidade do documento é necessária no controle do tráfego, evitando rupturas nas informações e a perda do atendimento em consultas, exames e procedimentos para os pacientes. Para tanto a questão de pesquisa do estudo é: Quais são os fatores que impactam nos fluxos operacionais da movimentação do documento do Núcleo de Arquivo Médico para o atendimento médico especializado em ambulatórios públicos? Objetivos: Objetivou-se analisar as operações da movimentação de prontuários e seus desfechos no atendimento especializado em Ambulatórios Públicos, traçando o perfil sociocultural dos colaboradores; mapear a rastreabilidade do prontuário para o atendimento médico; produzir fluxograma; categorizar os gargalos; ponderar os indicadores de produtividade e mensurar o custo médio operacional de sua movimentação. Procedimentos Metodológicos: Trata-se de um estudo de caso múltiplo na lógica de investigação baseada na observação de casos reais com o propósito de retratar eventos em circunstâncias inerentes ao processo. Foram selecionados, por conveniência e similaridade, quatro ambulatórios públicos. Nos Arquivos Médico foram realizadas análises dos processos com abordagem qualiquantitativa de natureza exploratória, por meio de pesquisas bibliográficas e documentais para compreender os sistemas de arquivos em sua completude e sustentar hipóteses plausíveis de modo a contribuir para as boas práticas de Gestão em Sistemas de Saúde. A metodologia de mapeamento de processos na perspectiva dos custos operacionais foi de natureza aplicada embasada em observações diretas e relatos arguidos nos objetos de estudo para traçar o fluxograma autêntico dos caminhos percorridos e assim, detalhar a tramitação dos prontuários. Resultados: Revelaram no perfil sociocultural que o Ensino Médio (68,75%), a faixa etária de 40 a 59 anos (62,50%) e tempo de atividade até 10 anos (60,42%) são os indicadores predominantes em todas unidades. Os fluxos operacionais são característicos e singulares. O CMRSLM movimenta média mensal de 8.000 unidades, desprovido de sistema, fluxo basicamente manual, funciona 200 horas mensais, com 5 servidores com renda per capita de R$ 2.280,00, realiza em média 154 consultas/consultório/mês, leva cerca de 05min e 24s. para separação a um custo de R$ 1,43 por unidade. O HUSE conta com 9 funcionários e renda média de R$ 2.611,11, opera 240 horas/mês, movimenta cerca de 15.000 envelopes para consultas no ambulatório por mês, tem sistema parcial de rastreabilidade, fluxo simples, realiza por volta de 259 consultas/consultório/mês, despende 05min para separação a um custo de R$ 1,57 por unidade movimentada. O HBDF conta com 19 colaboradores que percebem média per capita de R$ 3.568,42, labora 240 horas/mês, movimenta em média de 49.000 pastas por mês para o ambulatório, possui sistema integral de rastreabilidade, fluxo complexo com participação de prontuários externos em seus processos, realiza em média 247 consultas/consultório/mês, 03min e 43s por unidade separada a um custo de R$ 1,38 unitário. O CHM dispõe de14 servidores com renda média mensal de R$ 2.071,43, utiliza 240 horas/mês em suas operações, movimenta em média de 22.000 envelopes/mês para consultas ambulatoriais, tem sistema integral de rastreabilidade, fluxo relativamente simples, com maior tempo para a separação do mapa e bem estruturado, produz média de 367 consultas/consultório/mês, 05min e 34s para separação a um custo de R$ 1,32 por envelope movimentado. Considerações Finais: O CMRSLM tem rastreabilidade ineficiente favorecendo a duplicidade de produção do documento e perda de consultas, mais tempo para separação e custo intermediário. O HUSE apresenta falhas estruturais, sistema modesto e pouco eficiente em seus processos de controle e rastreio o que também favorece a duplicidade de produção do documento e falhas na tramitação, tem o custo unitário operacional mais elevado. O HBDF, maior estabelecimento dentre os casos, possui sistema modular que não convergem, processos complexos que gera demora para a constituição do mapa, porém eficiente o que favorece a qualidade da informação do dossiê, maior folha e renda per capita, consome menos tempo e recurso na movimentação unitária. No CHM o fluxo é relativamente simples, com sistema robusto e integrado com rastreio eficiente quando sobre sua tutela, dentre os casos é o que dispõe de mais tempo para a separação do mapa, rotina bem estruturada e concatenada à do Ambulatório, apresenta a menor renda média por servidor, mais tempo para separação com menor custo unitário.